Существует три вида папок, постоянно закреплённых за каждым сотрудником, работающим в ОХС или центральной организации.
Первая – шляпная папка. В ней должны быть только описание шляпы и те документы по организационной политике, которые относятся непосредственно к посту человека.
Вторая – техническая папка, в которую помещаются все технические бюлле тени по мере их выхода. Их никогда не кладут в шляпную папку.
Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека лишь потому, что он является штатным сотрудником.
Чтобы вам было легче работать с этими папками, и для вашего сведения, они имеют следующие цвета:
Ответственность за поддержание этих папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.
Вы всегда должны иметь под рукой в шляпной папке все описания и документы по оргполитике, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Делается это главным образом для того, чтобы сведения о структуре организации сохранялись упорядоченно, в письменном виде и чтобы вы могли в любой момент обращаться к ним за информацией. Кроме того, если в вашем столе лежит шляпная папка, в то время как вас нет на месте, то это принесёт свою пользу: пока вы в отпуске, ваши обязанности и функции может посмотреть и выполнить кто то другой. К тому же, когда вас повышают по службе или вы переходите на другой пост, какие то частички вашего поста всегда теряются (если только все эти частички не находятся в шляпе), и тогда тот, кто только заступает на этот пост, нуждается в вашем постоянном руководстве.
Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для штатных сотрудников никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ею становится невозможно пользоваться, когда есть необходимость быстро найти информацию. В таком случае шляпная папка не пригодна для использования по назначению ни для самого сотрудника, ни для того, кто мог бы на время заменить его на посту.
Письма и положения оргполитики, в которых содержится информация, которой вы руководствуетесь как штатный сотрудник, такая, как правила и положения, принятые в ОХС или в организации, график работы, время выполнения тех или иных дел – всё это хранится в папке штатного сотрудника. В неё не должны включаться никакие технические материалы.
Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, и даже собственные заметки относительно технической стороны того, как должным образом вести дела на посту, помещаются в техническую папку, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится поистинне бесценной.
Следовательно, именно таким образом мы содержим в порядке свою работу, свои посты – как в ОХС, так и в центральных организациях.
Эти три типа папок хранятся под рукой, в столе, и из бумаг только их и разрешается там держать. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оказываться в вашем столе.)
Если вы содержите эти три папки в порядке, вам не составит труда всесторонне изучить свою работу и все документы по оргполитике, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, то вы можете сделать многое. Например, что является немаловажным, разделить свои обязанности на составные части, когда объём работы станет слишком большим: у вас будут описания с точными инструкциями для передачи своим новым помощникам.
Если мы не будем иметь под рукой записи о наших постах и функциях, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, а это, как известно, вносит хаос в организацию, не говоря уже о дополнительной работе и дев-ти для её персонала.
Мы давно уже знаем, что старая «организационная схема» не подходит для наших сложных функций и действий. Мы знаем также, что одной лишь памяти не достаточно, чтобы руководить постами и следить за исполнением функций.
Рекомендую уделять внимание этим трём типам папок и заботиться о них.